Blog

Online Event

Waarom een online event door een evenementenbureau?

Belangrijke vragen om jezelf te stellen wanneer je een online evenement gaat organiseren: kan ik het zelf of kan ik bij de organisatie de hulp van een communicatie- en evenementenbureau goed gebruiken? Weet ik zeker dat mijn boodschap overkomt, dat alles 100% technisch werkt en heb ik overal aan gedacht?

Het antwoord is niet altijd eenvoudig, kan per evenement verschillen en begint vooral bij jezelf. Er zijn vele tools die ontzettend makkelijk en tegen geringe kosten heel goed werken. Zeker voor online evenementen of bijeenkomsten waarbij de vorm wat meer neigt naar een webinar of livestream met bijvoorbeeld één of enkele sprekers die een eenvoudige boodschap hebben.

Ook zijn er inmiddels veel aanbieders van AV-techniek, die steengoed zijn in camerawerk, technische realisatie en online streamingsdiensten.
Maar hoe breng je vervolgens je boodschap? Hoe breng je de doelstelling en doelgroep in kaart, hoe bewaak je de impact en de dynamiek van je online evenement? Net als met een fysiek evenement zijn er binnen een online evenement meerdere disciplines die samen moeten komen om het perfecte (online) congres of evenement te organiseren.

S4Events helpt je bij jouw hybride of online evenement.

Wanneer jouw evenement meer behelst, een grote impact moet maken of andere belangrijke marketing/communicatie doelstellingen heeft, kom je al gauw in onze discipline terecht: Event-Marketing en Live-Communicatie. Ook een online event is namelijk meer dan alleen het zenden van een “opgelezen tekst”, een uitgebreide vergadering of het uitspreken van een persoonlijke boodschap.

Stel jezelf de vraag, net als bij ieder ander evenement: wat wil je bereiken met je online event? Welke online en offline campagne hoort hierbij? Wat zijn de communicatie doelstellingen? Wie is je doelgroep? Wat is het doel en de boodschap en hoe pas je dit online toe?

Het is online nóg moeilijker om impact te maken met je event. En het maken van een onvergetelijke indruk, of dat nou online of offline is, is nu precies datgene waar wij als bureau van meerwaarde kunnen zijn. Bedenk ook goed dat je als merk altijd bouwt aan je merkwaarde, uitstraling, reputatie en branding. We zien nu vaak dat deze strenge eisen en wensen over de merkuitstraling nog weleens worden vergeten. Wij zijn marketing-communicatie-specialisten gericht op live. Ook wanneer iedereen naar een eigen scherm kijkt. Misschien wel juist als iedereen naar een scherm kijkt!

De jaren waarin een evenement niet meer was dan een spreker met een Powerpoint presentatie liggen al ver achter ons. Laten we online die stappen dan ook maken en niet vervallen in verouderde vormen van zenden. Engagement, interactie en écht de connectie maken.
Wanneer je dit bedenkt is de meerwaarde van een bureau duidelijk. Wij als S4Events kunnen je helpen bij de selectie van de allerbeste tool, de technische set-up, de productie, online en offline communicatie en het toesturen van de starter-kit aan je gasten. En belangrijk: het creëren van content vooraf, tijdens en na afloop van je online evenement.

Wij zijn je ideale en onafhankelijke collega die je adviseert en begeleidt, zodat we samen kunnen creëren. Bel ons en we creëren graag met je mee.

Hier is het dan: het protocol voor zakelijke evenementen conform RIVM-richtlijnen

Dit protocol bevat richtlijnen voor opdrachtgevers, organisatoren, accommodaties, toeleveranciers en bezoekers van zakelijke bijeenkomsten. Hieronder wordt verstaan vak- en consumentenbeurzen, corporate events, congressen en vergaderingen.
Publieksevenementen als concerten en festivals vallen uitdrukkelijk buiten de scope van dit protocol, aldus de samenstellers van dit protocol, het Eventplatform.nl. In dit platform bundelen 7 brancheorganisaties hun krachten. De .PDF downloaden of nalezen kan VIA DEZE LINK.

De nieuwe trend is positief ! (ook al verandert er niets)

Wat fijn dat we gestart zijn met de exit strategie (ja ja: onder voorbehoud). Vanaf 1 juni mogen we events organiseren t/m 30 aanwezigen en vanaf 1 juli met 100 aanwezigen (incl. personeel).
Voor organisatoren van besloten evenementen verandert er weinig. Vanwege de onduidelijkheid zijn alle events t/m de zomervakantie al geannuleerd of verplaatst. Het gros van onze opdrachten is sowieso voor meer dan 100 gasten en dit blijft verboden. Tot wanneer blijft onduidelijk…
Toch zijn we positief, we mogen weer wat! Wil je een kleinschalig evenement plannen? Wil je precies weten wat wel en niet kan en hoe we de gezondheid van jouw gasten beschermen?
Ik kom graag (alleen en met gewassen handen) naar je toe met een hoofd vol ideeën om samen vrijblijvend te brainstormen over jouw evenement.

Wat betekent de persconferentie voor “Evenementen”?

‘Het prille begin van de weg terug’, zo opende minister president Rutte de persconferentie. Helaas spreekt de politiek telkens over “evenementen” zonder daarbij de zelf aangebrachte differentiatie te benoemen. Dat is érg onduidelijk. Hieronder de uitleg:

*Evenementen die een vergunningsplicht hebben zijn tot 1 september 2020 verboden. Dat zijn “grote evenementen” in de openbare ruimte die toegankelijk zijn voor bezoekers. Dus geen Vierdaagse, Pinkpop, Zwarte Cross en Sail. Ook het betaalde voetbal blijft gesloten.

*S4Events organiseert vooral besloten B2B evenementen (dus zonder vergunningsplicht en niet openbaar toegankelijk). Deze evenementen blijven verboden tot 20 mei. Op dinsdagavond 12 mei wordt weer bekendgemaakt of de maatregelen verlengd worden.

Deze uitkomst is belabberd voor al die klanten die een “klein evenement” gepland hebben, begin juni (en dat zijn er véél). Nu annuleren of verplaatsen betekent veel annuleringskosten maken. Er is immers geen verbod voor juni dus is de klant dan de annulerende partij. Leveranciers in de branche hebben het moeilijk. Voor de bühne veel saamhorigheid en coulance, daarachter probeert iedereen te pakken wat ‘ie kan…
S4Events zal niet de contractueel afgesproken annuleringsvoorwaarden incasseren, maar per geval in samenspraak met onze leveranciers de best mogelijke oplossing zoeken. Net zoals in vele andere branches betekent dit vaak (deels) een waardevoucher.

S4 staat in de “Haerlems Bodem”

S4Events staat met een leuk artikel in de “Haerlems Bodem”. Wil je het nalezen?
Check: https://haerlemsbodem.nl/gesprek-met-zzpers-vreselijke-om-hier-evenementen-te-organiseren/

Frank Bohm, zelf ook zzp’er in de evenementen, interviewt de komende tijd zzp’ers over hun bestaan in deze bijzondere tijden. Als vijfde is Sven Steverink aan de beurt.

Bedankt voor het leuke interview, Frank!

Virtual VrijMiBo

Nu dat de meeste collega’s moederziel alleen thuis aan de slag zijn, zou een gezamenlijke weekafsluiting zo goed zijn voor de team-spirit. Samen borrelen in het echt zit er even niet in en virtueel proosten is ook maar een slap aftreksel, Maar niet bij S4Events!
Wij ontvangen de directeur / manager / CEO in onze studio in Haarlem of gaan bij hem/haar op bezoek. We streamen het dankwoord en de peptalk live, waarna we nog een uurtje een gezellige online-kroeg hosten. Met een echte DJ die snel inspeelt op verzoekjes, rad van fortuinlijke muziek en met een pubquiz op maat (incl. vragen over bedrijf en collega’s).
De totale kosten voor een borrel van een uur met alle techniek en DJ apparatuur bedraagt slechts € 375,=. Misschien wel het goedkoopste evenement dat ooit georganiseerd werd (elk nadeel heb z’n…).
We komen slechts met z’n tweeën (beeldtechnicus en DJ/presentator), wassen onze handjes en houden 1,5 meter afstand.

Als leuke extra is er nu de mogelijkheid om een uniek op maat gemaakt optreden te boeken van een bekende artiest. Dit concert is exclusief voor de gasten te volgen. Klein, intiem akoestisch vanuit de woonkamer van de artiest.

Blog_02

Welke event mag nu wel / niet met de corona-maatregelen?

Er is nogal wat onduidelijkheid over de termijn waarop verschillende vormen van evenementen nu verboden zijn of niet. Hieronder de huidige regels:

Evenementen die een gemeentelijke vergunningsplicht of meldplicht hebben zijn tot 1 juni 2020 verboden. Dat zijn evenementen in de openbare ruimte die vrij toegankelijk zijn voor bezoekers (eventueel door middel van de koop van een kaartje).

S4Events organiseert vooral besloten B2B evenementen (dus niet openbaar toegankelijk). Deze evenementen zijn tot en met 6 april 2020 verboden. Dus deze evenementen zijn, zonder tegenbericht, niet verboden na 6 april 2020. Deze regel geldt op het moment van schrijven en is dus ongeacht het bezoekersaantal .

Deze maatregel wordt uiterlijk 6 april 2020 heroverwogen. Het kan dus zijn dat hier snel iets aan verandert. Houdt onze blog in de gaten voor de laatste updates.

Uitzonderingen zijn:

a) vergaderingen van de gemeenteraad als ook de Staten-Generaal (100 personen)

b) continuering van instellingen en bedrijven (100 personen)

c) uitvaarten, huwelijken en kerkdiensten (30 personen)

Voor a t/m c geld dat een minimale afstand van 1,5 meter gewaarborgd moet zijn.

 

Blog_03

Een event na de zomervakantie? Opschieten!

We snappen het: niemands hoofd staat nu naar het plannen van evenementen… Maar dat zou wel moeten! Alle events t/m de zomervakantie worden nu verplaatst naar de 2e helft van 2020. Evenementenlocaties raken overvol. Wil je na de zomer iets organiseren, moet je nu schakelen! S4Events is gewoon geopend en plant (op veilige afstand) jouw event!
En na de zomervakantie hebben we echt wel wat te vieren / communiceren / reflecteren.

Blog_04

Nieuw themafeest: Wij spelen het EK wél

Die mooie sportzomer van 2020 met F1, EK en olympische spelen… Het zal een jaartje moeten wachten… maar niet bij jouw bedrijf! Want wij spelen het EK wél. Met landenteams in passende shirts, met heerlijke Europese buffetten en DJ’s en artiesten die een echt voetbalsfeertje neerzetten. Op een locatie naar keuze of WKR-vrij op eigen terrein. Wij leggen een grasmat en organiseren een bubble football toernooi. Hier wordt nog jaren over gepraat.