Daar ga je weer, met een kopje koffie in de hand richting dat ad hoc ingerichte kamertje, waar de laptop staat. Klaar voor het online event van dit moment, voor de online meeting, het webinar, de webcast of de zoom of Teams bijeenkomst. Die laatste termen zijn in vogelvlucht in ieders vocabulaire opgenomen het laatste halfjaar. Deze termen hebben voor velen een nare bijsmaak. Vergaderingen en besprekingen via de online mogelijkheden zijn voor veel mensen zwaar en kosten extra energie. Hoe motiveer je de deelnemers om toch naar het online event te komen… Hoe maak je van een online event een prettige ervaring voor iedereen? S4Events organiseert al bijna 10 jaar live communicatie in de vorm van online, offline en hybride evenementen. In deze blogpost delen we graag onze tips en ideeën voor een goed online evenement.
1. Content, inhoud en relevantie
Het is gemakkelijker om je publiek tijdens een live event te enthousiasmeren en inspireren. Een prachtige locatie, waanzinnig licht & geluid, goed eten en (eerlijk is eerlijk…) een beetje alcohol doen al wonderen, zelfs als je communicatie een beetje rammelt. Maar bij een online event is jouw boodschap alles wat je nog hebt. Wij denken met je mee over je doelstelling en je doelgroep. We nemen jouw verhaal kritisch onder de loep en zorgen ervoor dat deze blijft boeien. We beginnen met de starter-box die mensen thuis ontvangen, we implementeren ict tools die gasten motiveren actief te participeren, we bouwen een kick-ass presentatie, boeken een animerende dagvoorzitter en verzorgen de techniek tot in de puntjes… allemaal corona safe.
2. Maak van kijkers deelnemers
Zorg ervoor dat de kijkers niet passief achteruit zakken in hun bureaustoelen. Betrek hen bij het evenement. Dit kan op allerlei manieren: zoals interactie via vragen en polls. Of gebruik een artiest / dagvoorzitter met interactieve acts die deelnemers allemaal tegelijk thuis mogen uitvoeren. Zo kom je het dichtste bij een gezamenlijke emotie. Precies wat een live event zo bijzonder maakt. Maar het kan ook simpel met een vooraf opgestuurde doos met pakjes. Iedereen mag op een bepaald moment tijdens het evenement pakje 1, dan pakje 2 enzovoorts openen. Zo kan iedereen toch met elkaar toasten en heeft iedereen hetzelfde chipje erbij. Ook proberen we van lezingen meer een vraag-en-antwoordgesprek te maken. Een format dat kijkers gewend zijn van TV. Dan creëer je een wisselwerking en is het niet alleen maar zenden van informatie.
3. Talking heads zijn saai
Als iemand alleen maar praat raakt de spanningsboog snel uitgeput. Documentairemakers kampen vaak met dit probleem. Ze laten de spreker dan vaak doorpraten terwijl er ondertussen iets ondersteunends te zien is. Veel sprekers denken vaak dat het enkel over de informatieoverdracht gaat. Als event-makers hebben we juist geleerd om dingen te laten zien in plaats van ze te vertellen. Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Schenk bijvoorbeeld een glas vol water en laat het overstromen terwijl je vertelt over burn-out en overspannenheid. Het beeld en de metafoor van het overstromende glas zal lang blijven plakken in gedachten. En het levert de nodige hilariteit op.
Laat sprekers niet te lang aan het woord. Lang naar iemand luisteren is tijdens een live evenement gemakkelijker dan tijdens een online evenement. Tedx filmpjes duren niet voor niets maar twintig minuten. De spanningsboog van scherm media is gewoon wat korter. Dus overtuig sprekers ervan dat ze moeten indikken, laat ze de beste onderdelen van hun verhaal kiezen. Controleer of de spreker camera ervaring heeft, zo niet organiseren wij een spoedcursus. Het spreken voor een live publiek vraagt andere expertise dan spreken voor een camera. Zijn de sprekers geen ervaren podiumbeesten? Dan zetten wij een dagvoorzitter in die met humor en interactie jouw boodschap voor het voetlicht toveren. Wij werken bijvoorbeeld veel samen met www.jochemnooyen.nl
4. Gebruik het juiste medium
Verdiep je vooraf in de online software en met name wat de mogelijkheden ervan zijn. Zo is er een versie van Microsoft Teams, ‘Teams live events’ waarbij de deelnemers elkaar niet kunnen zien en horen. De host schakelt tussen de sprekers en alleen zij zijn te horen en te zien. Deze opzet werkt niet goed vinden wij. Want, juist op een live event moet je elkaar kunnen zien en horen. Dan krijg je die gezamenlijke ervaring. Als een spreker je inspireert en je ziet je collega’s ook opveren en wat noteren dan werkt dat aanstekelijk. Zoom kwam in het begin slecht in het nieuws omdat ze toen hun privacy niet goed op orde hadden. Daar is heel hard aan gewerkt en het is nu een van de veiligste omgevingen. Met ook nog eens de meeste mogelijkheden. Er kunnen bijvoorbeeld tot honderd deelnemers in een zoom gesprek. Verwacht je grote aantallen kijkers? Wij kennen de verschillen tussen de gratis streamingsdiensten (o.a. youtube-live, facebook-live, enz…) of een betaalde dedicated streaming partner. Extra tools voor interactie zoals via Mentimeter en Kahoot zijn onmisbaar geworden. Het is vanzelfsprekend dat elke deelnemer een goede internetverbinding nodig heeft, zijn webcam op ooghoogte plaatst, en voor goede verlichting zorgt. Check altijd wat er in je achtergrond te zien is. Want daar liggen de grootste blunder kansen. Wil je even een paar minuutjes lachen? Check dan de zoekterm “online meeting disasters” op youtube.
5. Break-out rooms zoals op een live event
Een leuk idee is om standaard ‘de koffieautomaat’ break-out room in te stellen bij vergaderingen. Iedereen snapt meteen dat je daar even kan roddelen. Tijdens een pauze, kan je ‘de rookruimte’ maken, dan ontmoeten de rokers elkaar daar weer even. Natuurlijk kan je ook een lounge maken, of de chill-out room. Of helemaal spannend ‘achter de tent’. Ook kan je een ware festivalsfeer maken door de verschillende break-out rooms te stylen. Elke break-out room heeft bijvoorbeeld een eigen artiest en de artiesten spelen telkens 10 minuten. Daarna wordt er gewisseld. Als extraatje kan je per break-out room ook pakjes hebben die de deelnemers op dat moment mogen open maken. Bijvoorbeeld confetti en slingers in de feestmuziek tent, en een instant cocktail in de cocktailbar. Een bingokaart met cadeautjes in de bingo hal en het antwoordformulier bij de pubquiz et cetera.
6. Dress to impress
Is er iets feestelijks te vieren, zorg dan voor een bijpassende dresscode op de uitnodiging. Als mensen vooraf meer moeite doen voor het online event dan stijgt vanzelf ook de verwachting. Dus als iedereen in cocktail stijl en feestelijke kleding verschijnt dan geeft dat een gezamenlijke beleving aan alle deelnemers.
Als evenementenbureau zijn we nu druk met online evenementen. We maken zowel zakelijke bijeenkomsten waarbij we de vraag krijgen deelnemers weer op te frissen met iets wonderlijks en humoristisch. Maar ook de feestelijke varianten van online events mochten we organiseren. We maken elk product op maat en bedenken hoe het inhoudelijk klopt bij de opdracht, maar vooral ook hoe we van kijkers actieve deelnemers kunnen maken. Een mooie uitdaging, van wereldwijde webinars voor CEO’s van top bedrijven tot het opleuken van de vergadering bijeenkomst van een gemeente. Het was gelukkig telkens een succes.
7. De schoenmaker en zijn/haar leest
Belangrijke vragen om jezelf te stellen wanneer je een online evenement gaat organiseren: kan ik het zelf of kan ik bij de organisatie de hulp van een communicatie- en evenementenbureau goed gebruiken? Weet ik zeker dat mijn boodschap overkomt, dat alles 100% technisch werkt en heb ik overal aan gedacht?
Maar hoe breng je vervolgens je boodschap? Hoe bewaak je de impact en de dynamiek van je online evenement? Net als met een fysiek evenement zijn er binnen een online evenement meerdere disciplines die samen moeten komen om het perfecte (online) congres of evenement te organiseren.
S4Events helpt je bij jouw hybride of online evenement.
Wanneer jouw evenement een grote impact moet maken of andere belangrijke marketing/communicatie doelstellingen heeft, kom je al gauw in onze discipline terecht: Event-Marketing en Live-Communicatie. Ook een online event is namelijk meer dan alleen het zenden van een “opgelezen tekst”, een uitgebreide vergadering of het uitspreken van een persoonlijke boodschap.
Stel jezelf de vraag, net als bij ieder ander evenement: wat wil je bereiken met je online event? Welke online en offline campagne hoort hierbij? Wat zijn de communicatie doelstellingen? Wie is je doelgroep? Wat is het doel en de boodschap en hoe pas je dit online toe?
Het is online nóg moeilijker om impact te maken met je event. En het maken van een onvergetelijke indruk, of dat nou online of offline is, is nu precies datgene waar wij als bureau van meerwaarde kunnen zijn. Bedenk ook goed dat je als merk altijd bouwt aan je merkwaarde, uitstraling, reputatie en branding. We zien nu vaak dat deze strenge eisen en wensen over de merkuitstraling nog weleens worden vergeten. Wij zijn marketing-communicatie-specialisten gericht op live. Ook wanneer iedereen naar een eigen scherm kijkt. Misschien wel júist als iedereen naar een scherm kijkt!
De jaren waarin een evenement niet meer was dan een spreker met een Powerpoint presentatie liggen al ver achter ons. Laten we online die stappen dan ook maken en niet vervallen in verouderde vormen van zenden. Engagement, interactie en écht de connectie maken.
Wanneer je dit bedenkt is de meerwaarde van een bureau duidelijk. Wij als S4Events kunnen je helpen bij de selectie van de allerbeste tool, de technische set-up, de productie, online en offline communicatie en het toesturen van de starter-kit aan je gasten. En belangrijk: het creëren van content vooraf, tijdens en na afloop van je online evenement.
Wij zijn je ideale en onafhankelijke collega die je adviseert en begeleidt, zodat we samen kunnen creëren. Bel ons en we creëren graag met je mee.
